Cristina, tiene 28 años, es reconocida en su empresa con alguien eficiente y excelente trabajadora, un día comenzó a sentir síntomas de ansiedad y pánico, vino a mi consulta, intervenimos desde la psicoterapia de la reconciliación, en sus síntomas iniciales, y en los distintos momentos de dicho abordaje terapéutico, en una de las sesiones, evaluando su manera de trabajar y como podía optimizar su trabajo, nos dimos cuenta que ella acumula mucho trabajo para si misma, que por ser “perfeccionista y controladora”, prácticamente trabaja sola, le cuesta pedir ayuda y delegar trabajo a sus compañeros y que tampoco acude al consejo de su jefe.
Delegar responsabilidades, es una habilidad que el líder virtuoso despliega cotidianamente, puesto que le permite conferir a sus colaboradores el encargo y la responsabilidad de realizar una tarea, actividad, llevar adelante un programa, servicio o proyecto. La delegación, no es simplemente dar una información, una orden y se acabó. El tema es un poco más complejo que dar o designar una tarea. Es un proceso, en el que se establece a través de un diálogo fluido, el objetivo a lograr, la estrategia general, las herramientas a utilizar, la metodología a implementar, los plazos para su ejecución, el sistema de información y la forma de retroalimentación y evaluación; dándoles la autoridad y la libertad necesaria para llevar a cabo lo delegado, conservando siempre la responsabilidad final del resultado.
Existen tres conceptos fundamentales en todo proceso de delegación: Autoridad, Libertad y Responsabilidad, los explicaremos a continuación.
Sobre la autoridad, hay que decir que la delegación implica que se delega autoridad y poder, dado que la persona necesita de la autoridad indispensable para poderlo ejecutar y llevar adelante la tarea, actividad, programa o servicio. La delegación es un recurso, una herramienta cuyo único fin es cumplir una meta, obtener resultados. La autoridad se concede para cumplir con el objetivo que esté bien definido, un colaborador bien capacitado puede hacerla con un mínimo de tiempo y atención por parte del jefe o líder.
El otro tema no menos importante es el dejar en libertad a los colaboradores, para que desplieguen sus capacidades, talentos y creatividad. Libertad para innovar, soñar, para decidir los medios en función de su criterio, de su forma de ser y de sus dones y habilidades. El colaborador tiene la facultad para actuar conforme a lo que le parezca, según sus criterios, valores, formación y capacitación, la idea es no condicionar ni manipular su gestión para lo delegado.
La responsabilidad, es el otro tema fundamental en un proceso de delegación, el colaborador asume moralmente la responsabilidad de cumplir el jefe, aunque hay que decir que la responsabilidad final nunca es delegable, la conserva siempre aquel que delega. Se comparte la responsabilidad, son responsables todos los que conforman el equipo de trabajo, aunque es importante mencionar que la responsabilidad final nunca se delega, la tiene siempre aquél que delega. Sino sería una transferencia de trabajos y reparto de funciones.
A continuación, voy a desarrollar algunos elementos importantes para una delegación efectiva:
Es importante buscar el momento oportuno para realizar la delegación, el factor tiempo es fundamental, no puede ser corriendo, se necesita establecer un diálogo asertivo, donde se pueda hablar sin apuros ni premuras.
Otro tema es el dar toda la información relacionada a la tarea o programa delegado. Sin la información adecuada y pertinente, los procesos se demoran y no son bien realizados.
El objetivo a conseguir, se debe acordar participativamente al igual que los resultados a evaluar, la metodología y herramientas no deben ser impuestos, no es obligando, ni mandando, sino delegando. Los plazos son un elemento intrínseco a los objetivos a lograr, es importante que existe un acuerdo entre ambas partes sobre los mismos, se trata de discernir juntos, sobre los plazos acordados. Se trata de llegar a un convenio y trato sobre los mismos, considerando la tarea o programa delegado, así como el calendario y el cronograma del equipo de trabajo o de la organización.
El tema de la supervisión y evaluación, constante y cotidiana, es importante, sobre todo en los procesos largos. El acompañamiento constante es necesario, sin interferir, para colaborar, resolver dudas y verificar avances. La idea es que el colaborador se sienta libre y pueda desarrollar su trabajo con autonomía e independencia. El directivo desde el inició aclara como va intervenir, cuándo tendrán reuniones de seguimiento, la entrega de informes y del trabajo terminado. El apoyo y la ayuda son fundamentales, el líder verificará que el colaborador se perciba acompañado y con los distintos recursos para cumplir adecuadamente con su labor.
Existen distintos obstáculos o barreras en el momento de delegar, las mismas pueden ser de tipo organizativo y personales; tanto por los colaboradores como por los directivos.
En cuanto a los obstáculos organizativos, en primer lugar, hay que considerar al equipo con el que se cuenta, lo que en el entorno organizacional se llama “recursos humanos”, las personas que forman parte de nuestro equipo, son el recurso fundamental para el logro de los objetivos y cumplimiento de las tareas. Se sugiere empezar por el conocimiento de cada una de las personas del equipo, considerar si tienen el perfil para el cargo y las funciones del mismo y evaluar su desempeño. Frente a esto se puede considerar el proporcionar un entrenamiento o capacitación adecuados a las tareas y funciones encomendados, generando un tiempo y un espacio, para que los colaboradores puedan aprender y mejorar, se trata de buscar que aumenten sus capacidades y renueven su formación y conocimientos. Ya si después de los medios proporcionados y de un tiempo prudencial, se puede pensar en renovar el equipo de trabajo. Existen organizaciones que no tienen claridad en sus organigramas y en las funciones de sus colaboradores, por ello hay que evaluar dichos organigramas y manuales de funciones, si responden a la realidad actual de la organización y a los desafíos de la sociedad actual. Otro obstáculo que se puede presentar es la desorganización o caos organizativo, cuándo no existen organigramas, ni perfiles para los cargos, ni manuales de organización, no existe ni una elemental especificación de tareas y funciones.
En cuanto a los problemas u obstáculos para delegar de tipo personales, se mencionó que algunos pueden estar en el líder o directivo y otros en las personas que conforman el equipo de trabajo.
En el directivo o líder se pueden encontrar distintas carencias o falencias; que de alguna manera esté libro ayudará en el desarrollo o entrenamiento en distintas habilidades. Por ejemplo, cuándo el líder tiene una personalidad autócrata, centrada en él, generando presión en sus colaboradores, sin delegar oportunamente, etc.
Otro tema a mejorar es la comunicación, por eso ya hablamos de la comunicación asertiva y la escucha empática, es fundamental para una adecuada delegación, saber transmitir una idea, concepto, tarea, función y objetivo.
También hay que considerar si en el directivo, existe el miedo al cambio, lo cual genera inmovilismo en el equipo o empresa, puesto que piensan que la organización funciona bien y que no hay necesidad de cambio ni renovación.
Otro obstáculo, es la desconfianza en el equipo de trabajo, si son personas normales y con la adecuada capacitación, no hay porque no delegar, se trata de confiar en las capacidades, competencias y habilidades de los colaboradores, brindándoles el espacio necesario para su despliegue en el trabajo cotidiano.
Hablemos ahora de algunos problemas o barreras en los colaboradores.
Uno es la sumisión absoluta, donde el colaborar carece de iniciativa y que normalmente se mueve reactivamente, no asume responsabilidad proactivamente, tiene miedo a cometer errores, al regaño del directivo. Otra barrera es la inseguridad del colaborador para asumir tareas y desempeñar con autonomía sus funciones, dudan de su autoridad, de sus capacidades, de la información que han recibido, etc.
(Tomado de las página 104 a la 109 del libro “El líder virtuoso y las habilidades para la vida”, Ediciones Paulinas).
